4.4 Kommunikation, Information, Öffentlichkeitsarbeit

Entwicklung erfordert Kommunikation

Erkunden, Informieren, Präsentieren, Diskutieren, Moderieren, Koordinieren, Akzeptanz fördern, Beteiligen, um Konsens ringen, gemeinsam nach Lösungen suchen, zum Handeln anregen... alles dies sind Kommunikationsaufgaben, die sich auch bei der Regionalentwicklung stellen. Der gesamte Prozess - von der Definition des Problems bis zur Umsetzung der gefundenen Lösungen - ist eine Kommunikationsaufgabe. Dies gilt in besonderem Maße für die kooperative Regionalentwicklung.

Kommunikation, Information und Öffentlichkeitsarbeit - Definitionen

Kommunikation bedeutet die Vermittlung von Informationen und Nachrichten. Kommunizieren müssen dabei nicht nur die unmittelbar am Prozess beteiligten Personen. Kommunikation muß auch zwischen den Prozessbeteiligten und ihren Herkunftsinstitutionen sowie in die breite Öffentlichkeit hinein stattfinden.

Unter Information versteht man jedwede Aussage über Sachverhalte und Sachverhaltselemente (Fakten, Meinungen etc.).

Öffentlichkeitsarbeit ist die Pflege und Förderung der Beziehungen einer Organisation zur Öffentlichkeit. Öffentlichkeitsarbeit wird betrieben, um die Präsenz, Identifizierbarkeit und Unterscheidbarkeit einer Organisation oder eines Regionalentwicklungsansatzes herzustellen. Öffentlichkeitsarbeit ist Teil von Regionalmarketing und wird auch als Public Relations (PR) bezeichnet.

Vielfach von Bedeutung

Kommunikation, Information und Öffentlichkeitsarbeit hängen eng zusammen und sind für die kooperative Regionalentwicklung in vielfacher Hinsicht von Bedeutung:

• Sie informieren die Partner, die Mitwirkenden, die Öffentlichkeit, indem Konzepte und Projekte vorgestellt werden, anlaßbezogen über die wichtigsten Ereignisse berichtet wird, Information, Erfahrung und Wissen der Beteiligten untereinander ausgetauscht werden.
  
  
• Sie motivieren, indem sich die Beteiligten gegenseitig kennen und verstehen lernen, eine Vertrauensbasis geschaffen, ein gemeinsames Grundverständnis und Wir-Gefühl entwickelt werden.
  
  
• Sie führen und steuern indem Ziele und Inhalte vermittelt, die Aufgaben des Einzelnen formuliert und vermittelt werden.
  
  
• Sie fördern und qualifizieren den Prozess und die Beteiligten, indem eine gemeinsame Sichtweise über Probleme, Aufgaben, Handlungsbasis und Herangehensweise zwischen den Beteiligten entsteht, Erfahrungen und Wissen Einzelner offen gelegt und damit für den Anderen sowie den Gesamtprozess zu Nutze gemacht werden, Lösungen im Sinne einer nachhaltigen Entwicklung vermittelt werden.
  
  
• Sie legitimieren das eigene Handeln gegenüber Entscheidungsträgern und Förderern und werben um ideelle, personelle und finanzielle Unterstützung, indem Transparenz hergestellt und Erfolge und Ergebnisse dargelegt werden.

Ziele insbesondere der Öffentlichkeitsarbeit

Grundsätzlich Neues und Details müssen kommuniziert werden

Kooperative Regionalentwicklung ist eine abstrakte, komplexe und zudem neue Aufgabe. Daher muß das Neue, d.h. die Notwendigkeit und die Vorteile kooperativen regionalen Handelns, die Philosophie, Leitlinien und Ziele der regionalen Kooperation, die veränderte Um- und Herangehensweise, in starkem Maße kommuniziert werden.
In vielen Regionen ist Kommunikation auch wichtig, um zunächst gemeinsam eine regionale Identität zu entwickeln und im weiteren in der Region aber auch über die Region hinaus für diese und mit dieser Identität zu werben. Auch die beteiligten Personen und Institutionen, deren Ziele, Funktionen und Aufgaben bei der kooperativen Regionalentwicklung müssen bekannt sein.
Gleiches gilt für das inhaltliche Konzept, bisherige Ergebnisse und Erfolge sowie laufende und geplante Projekte und Aktionen (Was ist bisher gelaufen, was läuft und ist geplant?) Aber auch Mißerfolge, Fehlschläge müssen offen kommuniziert werden, um gemeinsam aus Fehlern zu lernen (und Vertrauen zu gewinnen). Die Kommunikation sollte sich jedoch nicht nur auf organisatorische oder fachliche Aspekte beschränken. Wichtig sind auch der zwischenmenschliche und persönliche Austausch untereinander.

Beteiligte und Zielgruppen der Kommunikation

Kooperative Regionalentwicklung bedeutet Kommunikation im großem Umfang mit einer Vielzahl an Beteiligten. Kommunikation und Austausch müssen zwischen den Prozessbeteiligten und darüber hinaus stattfinden. Kommuniziert wird in vielen Facetten und auf unterschiedlichen Ebenen. So kann beispielsweise unterschieden werden zwischen der internen Kommunikation, d.h. der Kommunikation zwischen den Beteiligten und die Vermittlung des Vorhabens in die Region hinein (das sog. Binnenmarketing) und der externen Kommunikation, d.h. der Außendarstellung des Vorhabens (Außenmarketing), um das Vorhaben beispielsweise bei potenziellen Fördermittelgebern bekannt zu machen oder um Investoren oder Besucher auf die Region aufmerksam zu machen.

Wichtige Partner bzw. Zielgruppen regionaler Kommunikation, Information und Öffentlichkeitsarbeit sind

• die unmittelbaren Prozessbeteiligten sowie die einzelnen Kooperationsgremien,
  
  
• die Herkunftsinstitutionen der Prozessbeteiligten,
  
  
• die Entscheidungsträger und Verantwortlichen in der Region, die nicht Teil des kooperativen Netzwerkes sind, jedoch für die Umsetzung wichtig sind (Zuständigkeits- und Hoheitsträger, öffentliche und private Geldgeber, Sponsoren etc.),
  
  
• Kritiker und Opponenten,
  
  
• die regionalen und lokalen Medien,
  
  
• regionale Unternehmen,
  
  
• Initiativen, Vereine und Verbände,
  
  
• die regionale Öffentlichkeit und die Bürgerschaft.
  
  

Um einen größtmöglichen Wirkungsgrad der Maßnahmen der Kommunikation und Öffentlichkeit zu erreichen, um unnötige Kraftanstrengung und Geldausgaben zu vermeiden, sind die Inhalte, Art und Weise der Vermittlung sowie Kommunikationsmedien auf diese verschiedenen Zielgruppen zuzuschneiden. So sollten Vorträge aber auch schriftliche Texte zielgruppenorientiert verfasst sein. Es können spezielle Zielgruppenveranstaltungen (Aktionstage für Kinder etc.) organisiert werden.

Beteiligte mitnehmen durch Information

Wirksam wird eine kooperative Regionalentwicklung nur dann, wenn ihre Philosophie, ihre Ziele und Projekte auch in den "(Verwaltungs)Alltag" einfließen. Daher müssen neben den Prozessbeteiligten auch deren Herkunftsinstitutionen informativ und strategisch eingebunden werden. Als Informanten und Multiplikatoren für die Öffentlichkeit müssen Vorgesetzte (Entscheidungsebene) bzw. Mitarbeiter (Umsetzungsebene) in den Herkunftsinstitutionen über den Prozess und die in den Gremien erarbeiteten Ergebnisse, Informationen und Projekte informiert und auf dem laufenden gehalten werden. Geeignete Möglichkeiten hierfür sind beispielsweise:

• routinemäßige Behandlung (z.B. regelmäßiger TOP "Kooperative Regionalentwicklung" bei Amtsleiter- und Dienstbesprechungen),
  
  
• "Spontanberichte",
  
  
• Umlaufverfahren / Schriftliche Informationen (Rundbriefe, Emailverteiler, Newsletter etc.),
  
  
• Artikel in Mitarbeiterzeitschriften und Informationsblättern der Region, des Landkreises etc.,
  
  
• Schwarzes Brett / Aushänge,
  
  
• Informationsveranstaltungen,
  
  
• Qualifizierung und Schulungen von Mitarbeitern.
  
  

Dialog und Beteiligung der Bürger und Bürgerinnen

Regionale Entwicklung ohne Mitwirkung der Bürger und Bürgerinnen ist in der Regel unmöglich. (-> Bevölkerung) Um Betroffene zu Beteiligten zu machen, müssen neben der "normalen Öffentlichkeitsarbeit" Strukturen und Formen des Dialoges und der Kommunikation praktiziert und gepflegt werden. Hierfür eignen sich unterschiedliche Herangehensweisen und Beteiligungsmodelle, die entsprechend der jeweiligen Zielsetzung, der Teilnehmerzahl und des verfügbaren Zeitrahmens ausgewählt werden können.

Kommunikationsverantwortliche festlegen

Für besondere Kommunikationsaufgaben, wie die Öffentlichkeitsarbeit, müssen klare Verantwortlichkeiten geschaffen und personelle Kontinuität sichergestellt werden. So sollte immer dieselbe Person oder Stelle für Medienkontakte und Öffentlichkeitsarbeit verantwortlich sein und als Ansprechpartner fungieren. Verbände, Institutionen und Unternehmen haben meist ihre eigene Pressestelle, ein Referat für Öffentlichkeitsarbeit oder ähnliches. Kleinere Vereine oder Projekte verfügen meist nicht über die hierfür nötigen Ressourcen. Hier muss eine Person die Verantwortung für die Öffentlichkeitsarbeit wahrnehmen. In kooperativen Regionalentwicklungsprozessen stellt sich die besondere Schwierigkeit, dass Öffentlichkeitsarbeit für ein Netzwerk aus unterschiedlichen Partnern betrieben werden muss.

• Das regionale Koordinationsbüro, wie z.B. eine Regionale Entwicklungsagentur ist für die Öffentlichkeitsarbeit zuständig, wobei diese Aufgabe vom vorhandenen Personal abgedeckt oder ein/e Referent/in für Öffentlichkeitsarbeit eingestellt wird.
  
  
• Die Öffentlichkeitsarbeit kann aber auch von einem oder mehreren Verantwortlichen aus der Trägerinstitution oder aus dem Netzwerk arbeitsteilig und ehrenamtlich gemacht werden.
  
  
• Denkbar ist auch, dass eine vorhandene Pressestelle (z.B. die eines Landkreises) die Öffentlichkeitsarbeit für die gesamte Kooperation übernimmt.
  
  
• Möglicherweise wird auch eine professionelle Agentur unterstützend hinzugezogen.

Kommunikationsmanagement

Kommunikation, Information und Öffentlichkeitsarbeit sind ein wichtiges Aufgabenpaket, das bei einer Vielzahl von Beteiligten einen großen Zeit- und Materialaufwand erfordert und zudem Kosten verursacht. Wichtig ist es daher, Werkzeuge, Anlässe und Kanäle für die vertikale und horizontale Kommunikation zu schaffen. Hilfreich ist dabei ein planvolles Vorgehen im Sinne eines "Kommunikationskonzeptes", wobei unterschiedlichste Aspekte zu berücksichtigen sind:

• Kommunikationstechnik und -medium,
• Kommunikationsinfrastruktur,
• Kommunikationsfähigkeiten,
• Freiräume für Kreativität,
• Finanzierung,
• Einheitliches Erscheinungsbild.

Kontinuität und Aktualität

Der Zeitaspekt ist bei der Kommunikation in mehrfacher Hinsicht von Bedeutung. So wird der für Kommunikation, Information und Öffentlichkeitsarbeit erforderliche Zeitaufwand vielfach unterschätzt. Erfahrungsgemäß ist es besser, weniger umfangreich dafür aber um so häufiger zu kommunizieren.
Die schwierigste und wichtigste Aufgabe ist es, einen internen Kommunikationsprozess dauerhaft zu installieren. Entscheidend sind Kontinuität und Aktualität der Information. Jedoch ist zu berücksichtigen, dass Kommunikation, Information und Öffentlichkeitsarbeit in bestimmten Kooperationsstadien, beispielsweise in der Startphase, zu Beginn der Umsetzung etc. besonders wichtig ist. (-> Ablauforganisation)
Hilfreich ist ein Medienplan, ein Jahresplan für die Öffentlichkeitsarbeit. In diesem werden die in den nächsten 12 Monaten geplanten Aktivitäten (Pressekonferenzen oder -gespräche, Veranstaltungen, Fachtagung, Ausstellungen, etc.) zeitlich fixiert sowie die Aufgabenverteilung bzw. jeweilige Verantwortlichkeit festgehalten. Dieser Plan koordiniert nicht nur öffentlichkeitswirksame Aktivitäten im Rahmen der kooperativen Regionalentwicklung, sondern hilft auch bei der Koordinierung von Aktivitäten der beteiligten Netzwerkmitglieder.

Kommunikationstechnik und Kommunikationsmedium

Form (Technik und Methode) und Medium der Kommunikation sind in starkem Maße abhängig von der Zielgruppe, die erreicht werden soll. Eine Kombination unterschiedlicher Medien ist am erfolgreichsten. Besonders wichtig sind das persönliche Gespräch, der direkte Austausch, face-to-face Kontakte zwischen den Beteiligten, die als Einzelgespräche, im Rahmen von Veranstaltungen oder in Form regelmäßiger Telefonkontakte stattfinden. Bewährte Kommunikationsmedien sind außerdem lokale und regionale Zeitungen, Broschüren, (Zwischen-)Berichte etc. Wobei sowohl vorhandene Medien (Presse, Rundfunk, Fernsehen) genutzt, als auch eigene Informationsmaterialien und -medien (Regionalzeitung, Newsletter, Intranet etc.) entwickelt und vertrieben werden können

Kommunikationsinfrastruktur bereitstellen

Die für eine regionale Kommunikation, Information und Öffentlichkeitsarbeit benötigte Kommunikationsinfrastruktur muß bereitstehen, zumindest jedoch einfach zugänglich sein. Technische Voraussetzungen sind Briefpapier mit eigenem Briefkopf, Telefon, Fax, ggf. auch ein direkter Internetzugang, Vervielfältigungsmöglichkeiten, Sekretariat, Poststelle etc.
Bewährt hat sich ein Knotenpunkt, eine Kommunikationszentrale, an der alle wichtigen Informationen zusammen laufen und weitergeleitet werden und die auch für den Kommunikationsprozess verantwortlich zeichnet. (->Aufbauorganisation) Dies gehört vielfach zu den Aufgaben des Geschäftsführers der regionalen Entwicklungsagentur. Bei hohem Arbeits- und Informationsaufkommen kann dieser jedoch auch zum Engpass werden, so dass Entlastungsstrukturen (wie Sekretariat, Aufgabenverlagerung an eine EDV-Abteilung eines Kooperationspartners etc.) geschaffen werden müssen.
U.U. kann auch ein Informations-, Beratungs- und Koordinierungsbüro in der Region eingerichtet werden. Dieses kann der Kontaktpflege dienen, es kann aber auch Informationen sammeln, aufbereiten und in Form von Beratungs- und Dienstleistungen (Fach- und Fördermittelberatung etc.) Interessierten zur Verfügung stellen. Hier bietet sich die Einrichtung einer einheitlichen Telefonnummer für die Region bzw. den kooperativen Ansatz an, unter der Erstinformation und -beratung sowie weitere Dienstleistungen zur Verfügung gestellt werden.

Kommunikationskompetenz ist unerläßlich

Eine zielgerichtete effektive Kommunikation hat kommunikative Grundregeln zu beachten. Wichtig ist eine allseitige und offene Kommunikation zwischen allen Beteiligten. link3 Gesprächs- und Moderationstechniken sowie Seminar- und Besprechungstechniken, Präsentations- und Visualisierungstechniken (OHP, Flipchart, Pinnwand) sollten beherrscht werden. Notwendig ist beispielsweise eine Besprechungsleitung, die auf eine zielgerichtete und ergebnisorientierte Kommunikation achtet; Ergebnisse dokumentiert und deren Ergebnisumsetzung kontrolliert/verfolgt. Die Zahl der Besprechungstermine und die Besprechungsdauer ist auf das notwendige Maß zu beschränken.

Informations- und Kommunikationsroutinen entwickeln

Die Kommunikation der Beteiligten untereinander muß zur Selbstverständlichkeit und Routine werden. Wichtig sind daher Informations- und Kommunikationsroutinen sowie Automatismen. Hierzu zählt beispielsweise ein auf die unterschiedlichen Zielgruppen ausgerichteter Verteiler, turnusmäßige Arbeitstreffen sowie Pressegespräche, eine regelmäßig erscheinende Info-Zeitschrift, regelmäßige Newsletter, etc.
Die Beteiligten sollen dazu verpflichtet werden, die zur Erledigung der Aufgaben notwendigen Informationen unaufgefordert bereitzustellen (Bringschuld) und gleichermaßen fehlende Informationen einzuholen (Holschuld).

Kommunikative Anlässe schaffen

Wichtig sind kommunikative Anlässe, die zum einen Möglichkeiten eröffnen, sich zu treffen und untereinander auszutauschen und zum anderen Interesse bei Journalisten und in der breiten Öffentlichkeit finden. Neben regelmäßigen Informations- und Arbeitsterminen zählen hierzu vor allem auch bedeutende regionale "Ereignisse", wie Eröffnungsveranstaltungen, Feiern, Feste mit Volksfestcharakter, besondere kulturelle Highlights, Tage der offenen Tür, Besuche hochrangiger Persönlichkeiten, regionale Wettbewerbe, Fachkongresse etc...

Kreativität zulassen und fördern

Erfolgreiche Regionalentwicklung bedeutet Althergebrachtes in Frage zu stellen, neue Ideen zu entwickeln und umzusetzen. Somit ist Kreativität gefragt. Doch manchmal ist das Denken festgefahren, neue Ideen wollen sich einfach nicht generieren lassen. Soll der Ideenfluss beflügelt, die Kreativität gesteigert werden, gilt es Denkblockaden zu durchbrechen und alte Denkmuster zu verabschieden, helfen Kreativitätstechniken. Sie unterstützen außerdem dabei, Ideen weiter zu entwickeln, zu strukturieren, Alternativlösungen zu erarbeiten und so schließlich eine optimale Lösung zu bekommen.

Um Kreativität freizusetzen, müssen auch Leute mit kreativem Potential eingebunden werden. Außerdem ist ein kreatives Umfeld zu schaffen, indem in offener und kooperativer Umgang miteinander gepflegt wird, auf ein positives Gesprächsklima geachtet wird und ausreichend Zeit für inhaltliche Diskussionen zur Verfügung steht.

Die Finanzierung sicher stellen

Für Kommunikation, Information und Öffentlichkeitsarbeit müssen über die gesamte Laufzeit ausreichend Mittel in den Finanz- und Haushaltsplan eingestellt werden. (-> Finanzierung) Darüber hinaus können einzelne öffentlichkeitswirksame Aktionen auch durch Sponsoren in Form von Geld, Sachmitteln, Dienstleistungen oder Preisen finanziert bzw. finanziell unterstützt werden (Preise für regionale Wettbewerbe, Druck von Plakaten, Broschüren, Vermittlung von Fachwissen durch Fortbildung, Moderation von Veranstaltungen).

Einheitliches Erscheingsbild, Logo

Ein Corporate Design, d.h. eine einheitliche und professionelle Gestaltung von Briefpapier, Visitenkarten, Anzeigen, Plakaten, Faltblättern oder sonstigen Informationsmaterialien, steigert den Wiedererkennungswert des kooperativen Prozesses sowie seiner verschiedenen Teilprojekte und prägt das Image in der Öffentlichkeit und den Medien. Zudem kann ein einheitliches Erscheinungsbild zur Identifikation mit der Region beitragen.
Sehr hilfreich ist dabei ein Logo, das sich durch Originalität und Unverwechselbarkeit auszeichnet und die Besonderheiten der Region ausdrückt. Für die Entwicklung des Logos kann ein professioneller Designer / Grafiker engagiert oder auch ein Wettbewerb oder Workshop durchgeführt werden. Die Umsetzung sollte jedoch immer professionell erfolgen. Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit lebt von der ansprechenden Gestaltung ihrer "Produkte", dies beeinflußt die Verständlichkeit, Übersichtlichkeit oder den Wiedererkennungswert. Neben Typographie und Layout spielt hierbei auch die sprachliche Kreativität und der Textstil eine besondere Rolle.

Informations- und Wissensmanagement sind wichtig

Planen und Entscheiden erfordern anwendungspezifische Informationen und Wissen. Vor allem kooperative Regionalentwicklung erfordert eine enorme Informations- und Wissensintensität. Die benötigten Informationen und das notwendige Wissen zu generieren und im Interesse der regionalen Entwicklung zu nutzen hat daher eine Schlüsselfunktion.

Öffentlichkeitsarbeitskonzept -
Grundlage für eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit

Öffentlichkeitsarbeit ist ein bedeutender Bestandteil der Kommunikationsstrategie im Rahmen des kooperativen Regionalentwicklungsprozesses. Öffentlichkeitsarbeit ist effektiver, wenn sie systematisch, geplant und regelmäßig betrieben wird. Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit sind nur dann sinnvoll und effektiv, wenn sie in ein durchdachtes und längerfristiges Konzept eingebunden sind. Ein solches Öffentlichkeitsarbeitskonzept besteht idealtypisch aus verschiedenen Elementen (s. Abb.).

Mittel der Öffentlichkeitsarbeit

Neben einer zeitlichen Steuerung mit Hilfe eines Medienplans sollten im Vorfeld jeder öffentlichkeitswirksamen Aktion bzw. Maßnahme folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• Ziel und Zweck der Aktion / Maßnahme
• Art des Anlasses (periodische und situative Information)
• Art der Öffentlichkeit (breite, begrenzte Öffentlichkeit, Zielgruppen)
• Zeitpunkt der Information (zeitlich begrenzt / dauerhaft, Zielfindungsphase, Konzeptionsphase, Umsetzungsphase)
• Zuständigkeiten
• Dokumentation

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit kann auf eine ganze Reihe von Mitteln zurückgegriffen werden. Welche Maßnahmen oder Aktivitäten der Selbstdarstellung, welche Veröffentlichungen, welche Mittel der Pressearbeit, welche Art von Veranstaltung oder Aktivität gewählt wird, hängt von dem jeweiligen Ziel und Zweck, der jeweiligen Zielgruppe oder dem jeweiligen Anlass ab.

Die Zusammenarbeit mit den Reginalen Medien suchen

Eine gute, regelmäßige Medienarbeit ist die preisgünstigste Form der Öffentlichkeitsarbeit.
Potenzielle Ansprechpartner sind die regionale und lokale Tagespresse, Anzeigenblätter, Kreis-, Stadt- und Gemeindeanzeiger, regionale und lokale Radio- und Fernsehstationen, Landesprogramme der ARD. Vor allem die Presse ist ein wichtiges Medium der regionalen Öffentlichkeitsarbeit. Leider erschwert der Zuschnitt der regionalen Zeitungslandschaft jedoch vielfach eine einheitliche regionale Pressearbeit.
Erfolgreiche Pressearbeit hängt von der Qualität und Aktualität des Presseverteilers ab. Dazu müssen zunächst einmal die Medien und die jeweiligen Ansprechpartner erfasst werden, mit denen auf jeden Fall zusammengearbeitet werden soll. Dieser Presseverteiler muß gepflegt werden d.h. regelmäßig aktualisiert werden, da sich Adressen oder Ansprechpartnern verändern können und neue Kontakte ergeben können.
Zu klären ist auch, wie eine Nachricht in die Zeitung kommt, d.h. ob der Pressetext (z.B. Pressemitteilung), selbst verfasst wird oder ob ein Pressegespräch (bzw. eine Pressekonferenz) mit Journalisten geführt wird.

Pressemitteilungen, Presseinformationen, Presseerklärungen, Pressemeldungen sind das Grundgerüst jeder Pressearbeit. Sie enthalten Informationen, Erklärungen, Stellungnahmen oder Nachrichten aus dem kooperativen Prozess oder seinen Projekten. Pressemitteilungen sollten regelmäßig verschickt werden. Sie müssen aktuell und verständlich sowie kurz und sachlich sein. Das wichtigste sollte immer zuerst stehen (6 W-Fragen).

Wichtig ist ein thematischer Aufhänger, beispielsweise regionale Veranstaltungen, überregionale Ereignisse (z.B. Weltklimagipfel, Rio +10), personelle Veränderungen im Kooperationsnetzwerk, neue Entwicklungen oder Angebote, Veröffentlichungen von Forschungsergebnissen oder Umfrageergebnissen.

Nur wirklich wichtige Ereignisse (wie die Unterzeichnung einer Kooperationsvereinbarung mit neuen Partnern, realisierte Projekte etc.) brauchen eine Pressekonferenz. Pressekonferenzen sind mit größerem organisatorischem Aufwand verbunden. Jedoch kann das Anliegen besser dargestellt, offene Fragen gleich geklärt und persönliche Kontakte zu Journalisten geknüpft werden. Bei weniger wichtigen Anlässen kann auch auf das weniger aufwändige Pressegespräch zurückgegriffen werden.

Pressemitteilungen kann sie beigelegt werden, auf Pressekonferenzen kann sie verteilt werden: die Pressemappe. Pressemappen enthalten neben der aktuellen Nachricht weitere Hintergrundinformationen und ist somit eine Möglichkeit ausführlichere Informationen über die Kooperation und die beteiligten Akteure an die Journalisten zu bringen. Die Pressemappen sollten ständig aktualisiert werden, wobei die wichtigsten Informationen oben auf liegen müssen. Eine Pressemappe kann beispielsweise enthalten: Imagebroschüren, Jahresberichte, Infoblätter, Projektbeschreibungen, Flugblätter, Plakate, Poster, Aufkleber, Stadtpläne, Wegbeschreibungen, ggf. Schreibpapier oder Schreibblock, kleine Präsente; bei Veranstaltungen: Programmablauf, Infos über Referenten, Redemanuskripte, Statements, zusätzliche Informationen zum Thema (Fakten, Diagramme, Graphiken, Schaubilder etc.).

Herausgabe eines eigenen Kommunikationsmediums "Regionalzeitschrift"

Eine eigene Zeitschrift kann die Pressearbeit mit den vorhandenen regionalen Medien ergänzen. Viel Gründe sprechen für eine eigene Zeitschrift: Man ist nicht auf den good will der Journalisten angewiesen. Die Inhalte werden selbst bestimmt. Informationen, Konzepte, Projekte etc. können ausführlicher und fundierter dargestellt werden. Man schafft eine Informationsquelle für Kooperationspartner, Mitglieder, Freunde und Förderer, Politik (Bürgermeister), Ämter. Eine eigene Zeitschrift kann das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Identifikation mit der Region und der Kooperation stärken. Sie kann als Diskussionsforum für regional bedeutsame Themen dienen.
Diesen Vorteilen ist der mit einer Regionalzeitschrift verbundene Kosten-, Personal- und Zeitaufwand gegenüber zu stellen. Bevor man eine Zeitschrift auflegt sollten verschiedene Fragen nach dem Anliegen, der Zielgruppe, dem Erscheinungsrhythmus, der Redaktion oder der Gestaltung der Zeitschrift geklärt werden. Checkliste -> Beispiel für die Checkliste

Beispiele für Regionalzeitschriten: REGIOnal, Zukunftsticker Rhön

Internet und Intranet

Das Internet wird zunehmend für die Kommunikation, Information und Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen kooperativer Regionalentwicklung eingesetzt. Das Internet kann als ein für alle Nutzer offenes System genutzt werden. Mit dem Aufbau entsprechender Strukturen kann es im Sinne eines Experten-Netzwerkes auch als Intranet, zu dem nur ein begrenzter Personenkreis mittels Passwort Zugang hat, genutzt werden. Dies gibt die Möglichkeit nicht für die breite Öffentlichkeit bestimmte Protokolle von Treffen und Arbeitsgruppen oder Dokumente einzustellen sowie den internen Austausch innerhalb des Expertennetzwerkes zu organisieren.
Vorzüge der Kommunikationstechnologie liegen in der Schnelligkeit, seiner zeitlich und räumlich unbegrenzten Verfügbarkeit (sofern die nötige Infrastruktur zur Verfügung steht), der Möglichkeit, die Inhalte und Präsentation schrittweise zu entwickeln und zu aktualisieren. Den erhofften Nutzen entfaltet das Internet jedoch nur dann, wenn die Kooperationsbeteiligten auch über entsprechende Zugangs- und Nutzungsmöglichkeiten verfügen, was bislang vielfach noch nicht sicher gestellt ist. Außerdem müssen die wichtigen Informationen auch in das System eingestellt und aktualisiert werden, was einen gewissen Personal- und Zeitaufwand erfordert.

Der Auftritt eines regionalen, kooperativen Zusammenhanges im Internet sollte Teil des Öffentlichkeitskonzeptes (extern, intern) sein. Beim Aufbau der Internetkonzeption sollte stufenweise vorgegangen werden, d.h. sie sollte mit verschiedenen Modulen im Laufe der Zeit immer weiter ausgebaut und erweitert werden. Es sollte möglichst schnell eine erste einfache Version ins Internet gestellt werden, um dort präsent zu sein. Diese kann dann Stück für Stück je nach Bedarf und Kapazität erweitert werden. Es bietet sich an, eine Arbeitsgruppe "Regionalentwicklung geht ins Netz" ins Leben zu rufen. Beim Einstieg ins Internet sind grundsätzlich inhaltliche, gestalterische, technische, organisatorische und finanzielle Aspekte zu beachten. Beispiel Internetkonzeption

Beispiel regionales Internetprotal Rhön